ISSUE 04
DX・業務を整えたい
その転記作業、
人間がやらなくていいやつです。
ExcelからExcelへ、メールから台帳へ、紙からシステムへ。毎日誰かが手で写している情報、ありませんか。DXという言葉は大げさでも、「写す仕事を減らす」なら今月から始められます。
こんな状態になっていませんか
PROBLEM
Excelとメールと紙が、社内を回覧板のように巡っている
「DXしろ」と言われるが、何がDXなのか誰も知らない
情シス担当がいない。詳しい人＝一番若い人になっている
システムを入れたが、結局Excelに戻ってきた
中小企業のDXとは
ABOUT
中小企業のDXとは、全社システムを導入することではなく、毎日の業務の中で「人が手で写している」「同じことを二度入力している」場所を見つけて、1つずつ道具に置き換えていくことです。情シス担当がいない会社でも、一番うんざりしている作業1つから始められます。
DXの失敗は、たいてい大きく始めることから起きます。全社システムの導入から入ると、現場が追いつかず、高いツールが物置になる。入れたはずのシステムの横で、結局Excelが生き残ります。
SPDは逆から始めます。一番うんざりしている作業を1つ選び、それだけを自動化する。小さく成功して、次に進む。IT導入支援事業者として2018年から中小企業のIT化を支援してきた経験上、この順番が一番定着します。道具はGoogle Workspaceの設定変更で済むこともあれば、小さなWebシステムをつくることもあります。道具ありきでは選びません。
DXが止まる、よくある原因3つ
CAUSE
原因1：大きく始めてしまう
「せっかくやるなら全部」で、基幹システムや全社ツールから入る。要件を決めるだけで半年かかり、現場は使い方を覚える前に元のやり方に戻ります。DXは規模ではなく回数です。小さく成功した回数が、社内の「変えてもいい」という空気をつくります。
原因2：「詳しい人」ひとりに頼っている
情シス担当がいない会社では、一番若い人か、たまたま詳しい人が全部を見ています。その人が辞めた瞬間に、パスワードもサーバーの契約も分からなくなる。これは本人の問題ではなく、会社にIT部門が存在しないことの問題です。正社員で雇うほどの仕事量はないけれど、誰もいないのは危ない。この隙間が、一番多い相談です。
原因3：道具から入って、業務を見ていない
ツールの比較から始めると、機能表を見比べているうちに疲れて終わります。先に見るべきは業務です。どの情報が、誰から誰へ、何回写されているか。それを書き出すと、直すべき場所はたいてい3つ以内に絞れます。道具はそのあとで、一番安いもので足りることも多い。
最初の一手になりやすい作業の例
CHECK
相談でよく出てくる「一番うんざりしている作業」と、置き換え先の例です。どれも全社システムは要りません。
- 問い合わせメールを台帳に転記している → フォームからスプレッドシートに自動で入る形にする
- 見積書・請求書の宛名を毎回手で打っている → 顧客リストから選ぶだけで埋まるようにする
- 紙の日報・報告書を集めて集計している → スマホのフォームで送ってもらい、自動で集計する
- 社内の共有ファイルがメール添付で飛び交っている → Google Workspace のドライブに置き場を決める
- WordPressの更新やサーバーの契約を、誰も見ていない → 情シス部が引き受ける
どれが最初かは、面倒さの大きさと、直したときに喜ぶ人の数で決めます。
SPDならこう進めます
STEP
一番うんざりしている作業を1つ選ぶ
無料相談で、社内の情報の流れを聞きます。「これが一番面倒」が出てきたら、それが最初の一手です。全部を棚卸しする必要はありません。
その作業だけを置き換える
Google Workspaceの設定、フォームとスプレッドシートの連携、既存ツールのつなぎ込み、小さなWebシステム。作業の大きさに合わせて、一番軽い道具を選びます。
定着したら、次へ
1つ回ったら、次の作業へ。並行して、ドメイン・サーバー・アカウント・セキュリティの「誰も見ていない部分」を情シス部が引き受けます。社内に情シスを置かずに、情シスがある状態をつくります。
進め方の2択
HOW
よくあるご質問
FAQ
何をすればDXになりますか？
人が手で写している情報を、道具に写させることです。全社システムを入れなくても、Excelの転記をフォーム連携に変えるだけで、立派なDXです。まず一番面倒な作業を1つ教えてください。
情シス担当がいないのですが、相談できますか？
いない会社のための相談窓口です。パスワードの管理、サーバーの契約、セキュリティの状態など「誰が見ているのか分からない」ところから一緒に確認します。正社員を雇うほどではない仕事量を、月額の情シス部が引き受けます。
Excelのままではダメですか？
Excelが悪いのではなく、同じ情報を何度も写すのが問題です。Excelのまま、入力を1か所にして他は自動で埋まる形にできれば、それで十分な会社も多いです。道具を変えるより先に、流れを変えます。
「何がDXになるのか」の整理からでも。
CONTACT
一番面倒な作業を1つ教えてください。それが道具で消せるか、その場でお答えします。
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